こんにちは、Akerun公式note編集部のコスダです。

部外者の不法／不正な侵入を防ぎ、人の出入りの制御・管理・記録を行う『Akerun入退室管理システム』ですが、勤怠管理の業務効率化にもお役立ていただけることはご存知でしょうか？

Akerunのサービスサイトでも、このようにご紹介しています。

この管理業務の効率化について、より分かりやすくご説明するため、今回は弊社フォトシンスの労務担当・徳嶺に、Akerunがあるとどのように勤怠管理／労務管理が効率化されるかを聞いてみました。

是非ご参考にしてください！

出退勤の客観的データ取得と在室確認で労務管理を簡便化

ーーAkerunの利用の有無によって、勤怠管理にどのような違いが出るのでしょうか。

私がフォトシンスに入社し労務担当として一番驚いたのは、出退勤の打刻情報が客観的なデータとして残ることです。

前職でも労務を担当しましたが、以前は出社するかどうかは従業員による自己申告制で、勤怠管理もExcelで行っていました。従業員の自己申告だと信頼性に欠けるところがありますし、手入力による打刻漏れもあります。

しかし、Akerunを使うことによって、従業員の出社有無は一目瞭然です。会議室に行く、パントリーに飲み物を取りに行く、お手洗いに行くなど、Akerunを使って執務室を出入りするたびに入退室の時刻が記録されます。特に、新型コロナウイルス感染症の拡大以後、弊社はリモートワークを推進しているため、従業員の在室確認ができることは労務管理面で非常に大きなメリットだと考えています。

自己申告のExcel管理だとその判別はできません。出社の有無がわからないので、休みだったのか、リモートワークなのかが分かりませんし、出社をしていたけど打刻漏れだったという可能性もあります。
この出社の有無が客観的に分かるところは、より正確な労務管理という面でも労務担当者としてありがたいですね。

結果として勤怠締めでは、従業員の勤務日とその勤務日の勤務時間の把握が必要になるので、出社の有無が分かると勤務日時の確認作業が減り、その分の勤怠の締め作業時間が短縮されます。

Akerunを利用すると勤怠締めの工数が半分に短縮へ

ーー実際にAkerunを活用すると、勤怠締めに関連した業務時間をどれくらい短縮できるのでしょうか？

Akerunを利用していなかった前職と現在の勤怠締めの工数を比較すると、およそ半分に短縮できています。前職では、集計、締め、確認に5日かかっていましたが、今は2.5日ほどで完了します。

ーー勤怠締めに要する時間が短くなると、どういったメリットがあるのでしょうか。

給与計算に早く進むことができるようになり、正確性が高まります。

従業員の給与は勤怠に基づいて支払われるので、まず勤怠を締める必要があり、給与計算はその後に始まります。

給与の支給日というのは毎月決まっているので、勤怠締めが遅れると、給与計算の作業時間が短くなり、確認漏れやミスが発生する可能性が出てきます。

勤怠締めの確認作業にかかる時間が半分に減ると、そのぶん給与計算の開始が早まり、ミスや漏れもなく、そして遅延なく給与を支払うことが可能になります。

勤怠管理システムと連携で、出退勤の打刻と有給の管理を一元化

ーーAkerunと勤怠管理システムを連携することのメリットを教えてください。

まず、従業員の打刻漏れを確実に削減できることですね。Akerunはオートロックを扉に付与するので、オフィスの入退室には解錠が必要不可欠になります。勤怠管理システムと連携することで入退室と同時に勤怠打刻が行われるため、打刻漏れは確実に減ります。月末の労務担当の確認の手間を大幅に削減できるのではないかと考えています。

結果として、私自身、最も注力すべき従業員のケアに時間的、業務的なリソースを当てることができることにつながっています。

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今回は、実際にAkerunを使って勤怠管理を行っている弊社労務担当者の声をお届けしました。

Akerunが、勤怠締めの際に必要となる従業員の勤務日とその日の勤務時間の把握に役立ち、勤怠締めの工数を半分ほどに短縮できるほか、入退室のログデータをリアルタイムで確認できるため、従業員の出社を把握できるというのは、管理業務の効率化を図る企業には大きな魅力となるのではないでしょうか。

下記はAkerunを活用してワークライフバランスの改善を行っているドロップシード様の事例です。ご覧ください！

企業のオフィスセキュリティ、入退室管理、そして勤怠管理業務の効率化に、是非Akerun入退室管理システムをご検討ください！